Chargé d'instance H/F - Université Paris-Saclay - Gif-sur-Yvette - CDD 12 mois

Mission du service / positionnement hiérarchique : Pôle affaires institutionnelles- rattaché au responsable du pôle affaires institutionnelles

Missions principales de l'agent :

Mission du service / positionnement hiérarchique : Pôle affaires institutionnelles- rattaché au responsable du pôle affaires institutionnelles

Missions principales de l'agent :

Piloter l'organisation des instances prises en charge par la DAJI à savoir le Conseil d'administration, le Conseil académique, la Commission de la recherche et la Commission de la formation et de la vie universitaire :

- Établir un rétroplanning afin de respecter les délais réglementaires
- Rassembler les documents préparatoires aux instances établis par les services administratifs
- Diffuser les convocations et tous les documents préparatoires requis (fiche explicative, projet de délibération etc.)
- Veiller à la qualité et à la clarté des documents transmis
- Organiser la gestion matérielle des instances (réservation de salle et parking, maitrise du matériel de visio conférence, collation etc.)
- Communiquer avec les vices présidents en charge des instances et les porteurs de projets
- Suivre les dossiers entre les différentes instances.
- Gérer une base de données afférents aux conseils (tenue des listes des membres, relevés de décisions et délibérations, comptes rendus, etc.)
- Élaborer et diffuser un calendrier des instances
- Assurer l'envoi des délibérations au contrôle de légalité et leur publication au recueil des actes administratifs

Participer aux réunions des instances, en assurant l'installation des séances, la vérification du quorum, ainsi que l'assistance à la gestion matérielle des réunions, en présentiel et/ou en visioconférence, y compris lors des opérations de vote.
- Contribuer à l'organisation et à la mise en œuvre des élections prises en charge par la DAJI (conseils centraux, graduate schools et école universitaire de premier cycle)
- Participer à l'organisation et au déroulement des réunions des sections disciplinaires, assurer le suivi administratif des dossiers, la rédaction des procès-verbaux, ainsi que l'assistance à la gestion des opérations de vote, en lien avec la secrétaire désignée au sein de la DAJI.
- Assurer l'enregistrement et l'archivage des conventions réceptionnées par la DAJI. Participer à la mise en place d'un outil de gestion numérique.
- Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion de l'activité (telles que les délégations de signature par exemple)
- Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité et des réunions

Connaissance, savoir :
- Modes de fonctionnement des administrations publiques, et sensibilité juridique
- Aisance avec les outils informatiques et appétence pour la dématérialisation
- Techniques d'élaboration de documents administratifs
- Techniques de communication
- Bon niveau rédactionnel

Savoir-faire :
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Savoir rendre compte
- Communiquer et faire preuve de pédagogie auprès d'interlocuteurs variés
- Mettre en œuvre des procédures et des règles
- Travailler en équipe
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
- Mettre en œuvre une démarche qualité
- Bonne maîtrise des principaux logiciels de bureautique

Savoir-être :

- Sens de l'organisation
- Rigueur / Fiabilité
- Sens relationnel
- Sens du service public
- Discrétion