76-Assistante ou Assistant de Direction H/F

Finalité du poste
Assister la Directrice et son Adjoint dans l'organisation quotidienne de leur travail et contribuez au bon déroulement des activités de la direction territoriale.
Assurer l'interface entre les différents partenaires et institutions.
Organiser et coordonner des informations parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la direction.
Vous intégrez une équipe constituée de 2 assistantes, dans un esprit de continuité de service.

Activités principales / Tâches
Organiser, optimiser et planifier l'activité de la Direction Territoriale :
- Anticiper, organiser et préparer l'activité de la Directrice et du Directeur adjoint
- Gestion des messageries, des agendas et de BAL fonctionnelle
- Assurer l'interface entre les différents partenaires et institutions
- Veille et coordination sur les échéances stratégiques et les contributions nécessaires (professionnels de la DT, directions du siège...)
- Organiser les réunions, rendez-vous et déplacements
- Constituer les fonds de dossier et les tenir à disposition
- Evaluer, signaler et orienter les urgences
- Rédiger et diffuser les relevés de décisions, comptes rendus
- Développement d'actions à destination des équipes visant à améliorer la qualité de présentation des documents
- Valorisation de la lisibilité de la direction territoriale (rapport d'activités, fiches de communication...)
Assurer le secrétariat de Direction :
- Accueil téléphonique, orientation des interlocuteurs et des appels
- Enregistrement et suivi du courrier
- Accueil physique des rendez-vous
- Réservation des salles et autres ressources
- Rédaction de courriers
- Classement et archivage
- Suivi logistique (gestion des fournitures, moyens matériels...)

Assurer la continuité des activités de l'assistante du département Parcours pendant ses absences.