Secrétaire polyvalent(e) - Accueil, facturation & coordination

Sous la responsabilité de la direction, vous serez le point central de l'entreprise et interviendrez sur des missions complètes:

- Assurer l'accueil physique et téléphonique des clients.
- Gérer le flux des e-mails (adresse principale) et la distribution du courrier.
- Prendre les rendez-vous pour les chargés d'affaires et effectuer les relances de devis.
- Être l'interlocuteur(trice) privilégié(e) des agences d'intérim (demandes de profils, communication des relevés d'heures, suivi des prolongations ou des arrêts).
- Participer à la rédaction des appels d'offres et à l'enregistrement des commandes clients.

- Établir la facturation clients et le suivi des situations de travaux via les logiciels PRODEVIS & CHORUS.
- Suivre l'état de facturation global (mise à jour du tableau des affaires, balance âgée, transmission du journal des ventes à la comptabilité). - - - Assurer la relance active des retards de paiements et la récupération des attestations de TVA.

Missions Secondaires et Ponctuelles.
- Véritable pivot de l'agence, vous prendrez également part à la logistique interne: Réalisation de devis de négoce, demandes de prix et conseils auprès des fournisseurs.
- Tenue du tableau de suivi des SAV et relances pour la réunion de planning. Organisation logistique des chantiers extérieurs (gestion des hébergements et des déplacements des équipes).
- Suivi RH de premier niveau : établissement et transmission des arrêts de travail, gestion des rendez-vous avec la médecine du travail (embauches, visites de reprise).
- Gestion administrative des dossiers de sinistres en relation avec la SMABTP.
- Animation de la visibilité de l'entreprise (site internet et réseaux sociaux).