Secrétaire pédagogique Université Paris-Saclay Orsay CDD 36 mois M1 MFL / M2 DFE

Née de la volonté conjuguée d'universités, de grandes écoles et d'organismes de recherche, l'Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s'exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l'Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l'insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l'esprit critique, l'agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L'Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l'Université Paris-Saclay bénéficie d'une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques - grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations...

Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l'Université Paris-Saclay.
Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.
Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique
Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.

Poste

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Secrétariat pédagogique du Master 1 de Mécanique des Fluides (M1 MFL), du Master 1 de Physique & Applications (M1 PA), du Master 2 Dynamique des Fluides et Energétique (M2 DFE), et du Master 2

Physique, Environnement, Procédés (M2 PEPS).

Travail en collaboration avec les responsables des formations concernées

Missions principales de l'agent :

- Traiter des informations et des dossiers d'ordre administratif, notamment les dossiers de candidatures d'étudiants

- Accueillir, informer et orienter les personnels et les usagers de la structure (enseignants, étudiants,.)

- Gérer les plannings (emplois du temps d'enseignements et d'examens, réservation de salles)

-Gérer le courrier, la messagerie ; répondre aux demandes d'informations, diffuser l'information en interne ou externe, en provenance ou à destination de l'administration, des enseignants, étudiants.

- Mettre en œuvre des procédures de gestion (budget, commandes, inscriptions pédagogiques, saisie des notes, conventions de stages, dossiers d'heures complémentaires, organisation de visites d'études.)

- Procéder à l'archivage des pièces administratives
Profil recherché

Connaissance, savoir :

- Connaissance des différentes instances de l'université pour l'accompagnement des étudiants : scolarité, relations internationales, services médicaux et sociaux, direction informatique etc.

- Connaissance des textes et règlements relatifs aux formations : chartes des examens, modalités de contrôles des connaissances, etc.

Savoir-faire :

Maîtrise des outils de bureautique standard (messagerie, tableur, traitement de texte, web) et spécifiques aux missions de secrétariat pédagogique (Apogée, Pstage, ecampus, outil de candidature Paris-Saclay, etc).

Savoir-être :

Relationnel avec les étudiants et l'équipe enseignante, ainsi qu'avec les fournisseurs et intervenants extérieurs.