Secrétaire de direction - Secteur Pays de Gex (AIN) H/F

L'Académie de Lyon recrute tout au long de l'année des contractuels pour assurer des remplacements à temps complet ou partiel, de courte ou longue durée (de 1 à 12 mois), en services académiques ou en établissements. Les postes sont à pourvoir sur l'ensemble du territoire académique (départements de l'Ain, de la Loire et du Rhône).

Affectation géographique : Département de l'Ain - secteur Pays de Gex
Le/la secrétaire assiste le chef d'établissement dans l'organisation quotidienne de son travail et contribue au bon déroulement des activités du service en assurant des fonctions d'assistance technique. Il/elle prend en charge les aspects logistiques du secrétariat. Le/la secrétaire est l'interface entre les usagers et les différents services de l'établissement. Il/elle rend compte de toutes les situations et de toutes les informations nécessaires la gestion du service et à la prise de décision.

MISSIONS :
-Organiser et coordonner le fonctionnement général du secrétariat de direction (bases élèves, professeurs, documents administratifs, outils de communication...)
-Assurer le secrétariat du service (standard téléphonique, gestion des courriels et courriers)
-Gérer l'agenda
-Assurer le suivi administratif des dossiers des personnels enseignants, d'éducation et de surveillance et le secrétariat des élèves
-Apporter une information de premier niveau aux personnels enseignants et d'éducation, aux élèves ainsi qu'aux interlocuteurs extérieurs
-Participer à l'organisation logistique et administrative des conseils d'administrations et des conseils de classe

Conditions particulières d'exercice :

S'adapter au calendrier de l'établissement

Profil recherché :

COMPETENCES REQUISES

Savoir-faire :
-Maitriser les outils bureautiques
-Renseigner de façon simple et précise, communiquer avec différents interlocuteurs : usagers (élèves, famille), personnels (enseignants et administratifs), services extérieurs (rectorat, collectivités territoriales)
-Appliquer des règles et des procédures
-Rédiger et mettre en forme des documents
Savoir
-Connaissance du système éducatif et de ses enjeux, du fonctionnement d'un établissement public local d'enseignement
Savoir être
-Esprit d'équipe
-Souplesse et réactivité
-Discrétion
-Sens de l'organisation
-Rigueur et fiabilité
-Aisance relationnelle, écoute et diplomatie