Secrétaire de Direction - EPM d'Orvault (44) H/F

Les missions du poste

L'adjoint administratif peut exercer toute une série de métiers bureautiques dans des domaines variés. Il est chargé dans le champs de compétence de son service, de gestion administrative d'exécution, gestion des ressources humaines, comptabilité, logistique. Il peut aussi assurer des missions d'accueil et de secrétariat. Il peut exercer ses missions au sein de l'administration centrale, des établissements pénitentiaires, des services pénitentiaires d'insertion et de probation, des directions interrégionales.

Groupe IFSE : 2

Établissement pour Mineur d'Orvault

Avenue de la Jalière

BP 90137

44701 Orvault cedex 1



Le secrétariat assure la sélection et la diffusion des informations concernant l'ensemble des courriers et des dossiers traités par la direction. Il est amené à avoir un rôle d'assistance auprès des personnes dont il assure le secrétariat. Le secrétariat gère la documentation du service. Il est amené à assurer le remplacement de la responsable du service ressources humaines.
Administration et gestion :

- Gérer le courrier entrant et sortant du service et repartir le courrier dans chaque service. - Renseigner et informer le public, les orienter vers les différents services administratifs.
- Assurer l'accueil téléphonique et la réception des divers messages. Mettre à jour le document « délégation de signature » ainsi que l'annuaire et le trombinoscope ainsi que les organigrammes de l'EPM.
- Enregistrer et diffuser les CRI et CRP et les groupes repas.Répondre aux communications des agents et prendre les messages.
- Procéder à l'enregistrement, à la diffusion et au classement à l'archivage des documents de détention et de secrétariat.
- Renseigner la base documentaire dans le cadre de la labellisation et mettre à jour les données.
- Suivre et actualiser les autorisations d'accès à l'établissement (vérification des pièces d'identité, du FIJAIS).
- Planifier les différentes plages horaires de la salle de réunion pour chaque mois. Organiser et mettre à jour le planning de la direction.
- Mettre à jour les demandes d'habilitation du personnel Unité Sanitaire/SMPR. semaine et les astreintes "direction".
- Élaborer et rédiger des documents administratifs : collecte des informations, rédactions de documents (notes, lettres, rapports, courriers magistrats et rapport d'activité annuel).
- Participer et rédiger le procès verbal du conseil d'évaluation de chaque rapport d'activité.
Mise en page des documents de labellisation. Rédiger et assurer le suivi du document RPTP.
- Établir les ordres de mission et les frais déplacement pour les agents sur CHORUS DT.
- Créer les comptes téléphonie TELIO pour les détenus (cartes rouge et verte) et actualiser le tableau sur le commun EPM
- Gérer les permis de visite et établir le courrier aux familles.
- Contrôler NED, vérifier et valider les documents en cas de demande de permis de visite déposé par 1 famille.
Participer et rédiger « le fil de l'eau » de la gestion de crise. Prise téléphonique des rendez-vous parloirs, tous les mardis et jeudis matins.

Composition et effectifs du service: Dépend en fonction du service d'affectation.

Votre hiérarchie: Dépend en fonction du service d'affectation.

Vos interlocuteurs métiers : Dépend en fonction du service d'affectation.

Le profil recherché

Connaissances :Connaissance des outils bureautiquesRédiger des notes, rapports, documentsSavoir-être :DiscrétionRigueurSavoir-faire :Aptitude à l'écoute et au dialogueAptitude à assurer l'interface entre les différents intervenantsExpériences professionnelles antérieures souhaitées :Non nécessaireOffres de formation associées à votre prise de poste :Formation d'adaptation à l'emploi en fonction du poste.Perspectives d'évolution professionnelle :Statutaires

Bienvenue chez Direction de l'administration pénitentiaire - DISP RENNES

L'adjoint administratif peut exercer toute une série de métiers bureautiques dans des domaines variés. Il est chargé dans le champs de compétence de son service, de gestion administrative d'exécution, gestion des ressources humaines, comptabilité, logistique. Il peut aussi assurer des missions d'accueil et de secrétariat. Il peut exercer ses missions au sein de l'administration centrale, des établissements pénitentiaires, des services pénitentiaires d'insertion et de probation, des directions interrégionales. Groupe IFSE : 2 Établissement pour Mineur d'OrvaultAvenue de la JalièreBP 9013744701 Orvault cedex 1