Secrétaire de département - Université d'Orléans (CDD 12 mois)

UNIVERSITE D'ORLEANS

ORLEANS45Il y a 6 semaines

CDD Candidats actifs

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4 candidats intéressés

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Informations clés

Localisation

ORLEANS

Loiret (45)

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Type de contrat

CDD

Publication

Il y a 6 semaines

Expérience

Débutant accepté

Entreprise

UNIVERSITE D'OR

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À l’Université d’Orléans, au sein de l’IUT rattaché au département MT2E (Métiers de la Transition et de l’Efficacité Énergétiques), nous recherchons un secrétaire de département (H/F) pour un contrat à durée déterminée de 12 mois. Ce poste s’inscrit dans un environnement dynamique et collaboratif, au cœur de l’enseignement supérieur. Vous rejoindrez une équipe motivée, dédiée à la gestion administrative et pédagogique d’un département en pleine évolution. Votre rôle sera essentiel pour assurer le bon fonctionnement quotidien de l’unité, tout en contribuant à l’animation de ses activités. L’Université d’Orléans valorise la diversité, l’innovation et l’engagement, et recherche un profil à la fois rigoureux et souple pour ce poste.

Votre mission principale sera de garantir un accueil et une gestion administrative efficace. Vous accueillerez et orienterez les enseignants, étudiants et partenaires, en veillant à leur apporter un service de qualité. Vous traiterez les courriers, rédigerez les documents nécessaires et gérerez les bases de données du département. Vous participerez également à la gestion pédagogique en organisant les réunions, en préparant les dossiers d’admission et en facilitant la communication entre les parties prenantes. Votre capacité à structurer les informations et à rester disponible pour les besoins urgents sera un atout majeur. Vous assurerez également le classement et l’archivage des documents pour une gestion transparente.

Nous recherchons un profil motivé, doté d’un sens aigu de l’organisation et d’une forte rigueur. Une expérience en gestion administrative, idéalement dans le secteur de l’enseignement supérieur, sera un plus, mais nous acceptons les débutants disposés à apprendre. Une bonne maîtrise des outils informatiques, notamment des logiciels de gestion et de la suite Microsoft Office, est indispensable. Vos qualités de communication, votre capacité à travailler en équipe et votre disponibilité seront des atouts clés. L’Université d’Orléans privilégie les candidats souhaitant s’impliquer dans un cadre de travail collaboratif et stimulant, où chaque contribution compte.

En rejoignant notre équipe, vous bénéficierez d’un salaire compétitif en fonction de votre expérience, ainsi que d’un cadre de travail dynamique et bienveillant. Le contrat de 12 mois offre une stabilité et une opportunité de s’intégrer à un environnement pédagogique de premier plan. Vous serez accompagné dans votre évolution professionnelle, avec des perspectives de développement à long terme. L’Université d’Orléans met en avant la qualité de vie au travail, avec des horaires adaptés et un équilibre entre vie professionnelle et personnelle. Postulez dès maintenant pour faire partie d’une institution engagée dans l’innovation et la formation des futurs leaders.

Compétences et qualifications requises

✓ Gestion administrative du courrier

✓ Classer des documents

✓ Gérer les agendas et planifier des rendez-vous

✓ Mettre à jour un dossier, une base de données

En savoir plus

Informations complémentaires sur cette opportunité

Annonce originale du recruteur

Source : jobaffinity.fr

Contenu original publié par jobaffinity.fr

Mission

Au sein de l'IUT rattaché à l'Université d'Orléans, votre mission consiste à assurer l'accueil, la gestion administrative et contribuer à la gestion pédagogique du département MT2E (Métiers de la Transition et de l'Efficacité Energétiques).

Activités principales

Assurer l'accueil et la gestion administrative
Accueillir, informer et orienter les divers interlocuteurs (enseignants, étudiants, intervenants extérieurs et vaca-taires)
Réceptionner, traiter et diffuser l'information au sein du département (offres de stage, offres d'emplois, de-mande d'information, .)
Rédiger et transmettre les courriers administratifs et email
Mettre à jour les bases de données dédiées à la gestion
Classement et archivage

Contribuer à la gestion pédagogique du département en assurant l'interface avec le chef de département et les responsables pédagogiques
Enregistrer les inscriptions pédagogiques dans Apogée
Modifier des informations dans Apogée (Adresse mail, postale et numéro de téléphone)
Editer les relevés de notes et envoyer les attestations de réussite (à la demande des étudiants)
Gérer les absences (SCODOC)
Stage : gérer les conventions de stage (AREXIS) et mise à jour de la base de données Afficher la liste des membres du Jury / classeur - envoi et centralisation des fiches d'évaluation
Afficher la liste des membres du Jury
Impression et affichage la publication des résultats après les jurys
Modification des emplois du temps "changement simple" dans ADE (changement de salle, changement vali-dé entre enseignant (permutation), changement de créneau et date)
Gérer les tiers temps aux évaluations en lien avec la passerelle handicap
Préparer les copies d'examen (+ Brouillon) et les PV d'émargement, liste d'étudiants, positionnement dans les amphis

Contribuer, en appui, au suivi des services d'enseignements du département en lien avec l'administration de l'IUT
Vérification des dossiers de recrutement des vacataires dans SAGHE
Vérification dans SAGHE des codes connecteurs (bascule APOGEE / ADE /SAGHE)
Vérification dans SAGHE de la cohérence heures prévisionnels APOGEE et saisie ADE (signalement des dé-passements)
Saisie dans SAGHE de toutes les heures qui ne redescendent pas par ADE (SAÉ, autonomie, .)
Compléter les tableaux de suivi (RH)

Assurer l'appui logistique du département
Participer à l'organisation (achats, installation, .) des différentes manifestations du département (JPO, Cé-rémonie de remise de diplômes, .) et réserver les salles
Participer à l'organisation des soutenances
Transmettre les demandes (tickets GLPI) et besoins aux services techniques de l'IUT et en assurer le suivi

Contribuer, en appui, à la gestion financière du département
Établir des bons de commande et vérification des livraisons
Vérifier les factures d'achat avec les commandes et devis
Suivre le stock de matériels et de fournitures

PROFIL RECHERCHÉ

Formation et expérience professionnelle

Formation Bac orientée vers les métiers de l'administration et/ou de la scolarité
Connaître l'organisation et le fonctionnement du département et de l'IUT.
Connaitre l'environnement bureautique et maitriser la pratique des logiciels courants
Maîtriser l'expression écrite, orale et les techniques d'accueil

Compétences et qualités requises
Savoir rendre compte
Sens de l'organisation
Disponibilité et réactivité
Rigueur
Bon relationnel et sens du travail en équipe
Capacité d'écoute et d'adaptation
Sens de la confidentialité et de la discrétion professionnelle

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