Secrétaire pédagogique F/H - Université de Toulon - CDD 4 mois

L'université de Toulon recrute un secrétaire pédagogique (F/H) au sein de la direction administrative de site Toulon Porte d'Italie (DAS PI) - Poste temporaire, à temps complet, ouvert dans le cadre d'un CDD.

Au sein d'équipes expérimentées, le secrétaire pédagogique est en charge de la gestion pédagogique d'un portefeuille de diplômes. Il informe et oriente les usagers dans leurs démarches. Il assure le suivi des dossiers pédagogiques des étudiants dont il a la charge, de la phase d'inscription pédagogique à la phase de validation des notes et des diplômes.

Activités principales:

Assurer l'accueil physique, téléphonique, l'information et l'orientation des étudiants.
Être l'interface entre les étudiants et les enseignants.
Diffuser les informations relatives aux cursus, formations et à la vie étudiante.
Réaliser les inscriptions pédagogiques, vérifier les IP Web, relever les anomalies et les traiter.
Participer à la gestion des groupes d'étudiants dans l'application Hyperplanning.
Organiser les commissions pédagogiques d'accès aux formations, préparer les dossiers uniques d'admission et éditer les PV.
Suivre les états de présences des étudiants et les commissions des absences.
Collaborer à l'organisation des examens.
Organiser les jurys de résultats et de délivrance du diplôme.
Saisir les notes, éditer les PV de jurys.
Afficher les résultats et éditer les relevés de note.
Participer au suivi pédagogique des étudiants via la gestion des conventions de stage, la réception des mémoires, l'organisation de soutenances

Connaissances :

Techniques de gestion administrative et de secrétariat
Fonctionnement administratif universitaire
Réglementation encadrant le suivi du cursus d'un étudiant (examens, admissions, stages, dispositifs d'accompagnement)
Organisation et missions d'un Etablissement Public à caractère Scientifique, Culturel et Professionnel (EPSCP)

Compétences opérationnelles :

Accueillir les populations concernées
Respecter les procédures et la réglementation applicable au domaine formation
Utiliser les logiciels bureautiques courants (pack office)
Utiliser Apogée et Hyperplanning
Utiliser les outils de communication (intranet, internet, mail, plateforme d'apprentissage MOODLE)
Analyser, hiérarchiser et gérer les demandes d'information
Travailler en équipe
Rendre-compte et communiquer avec sa hiérarchie