Responsable Secrétariat Général H/F - CDI Aix-en-Provence

Avec près de 3 000 professionnels et plus de 110 métiers représentés, au service des patients et de leurs proches, le Centre Hospitalier Intercommunal Aix-Pertuis fait partie des 50 plus gros établissements de France (près de 950 lits).
Le CHIAP est composé de 3 sites : le site principal situé au cœur de la ville d'Aix-en-Provence, le Centre Roger Duquesne, établissement gériatrique situé dans le quartier Jas de Bouffan, et le site de Pertuis, situé au pied du Lubéron.
Hôpital public dynamique et à taille humaine, il est l'établissement de référence d'un territoire de santé de plus de 600 000 habitants couvrant les Alpes de Haute Provence, le Sud Vaucluse et le Nord des Bouches-du-Rhône.

Grades : Adjoint des Cadres Hospitaliers/Attaché(e) d'Administration Hospitalière
Missions principales :
- Assurer le bon fonctionnement du secrétariat général et l'appui quotidien à la direction générale (organisation, suivi des dossiers, interface interne/externe).
- Garantir la qualité de l'accueil, de la gestion du courrier, de l'information et des supports administratifs de la structure.
- Assister la direction générale : préparation et suivi des dossiers, organisation des réunions, rédaction de comptes rendus et relevés de décisions.
- Piloter le secrétariat général sous l'autorité de la cheffe de cabinet : gestion du courrier entrant/sortant, suivi des parapheurs, gestion des agendas, coordination des flux d'information.
- Organiser les instances et événements (conseils, comités, séminaires, inaugurations, réunions stratégiques).
Activités détaillées :
- Préparer les réunions (convocations, ordres du jour, dossiers), assurer la logistique, rédiger et diffuser les comptes rendus.
- Coordonner l'accueil physique et téléphonique, définir des procédures et veiller à la qualité de service auprès du public ou des partenaires
- Suivre la circulation des documents à la signature, contrôler la conformité formelle et assurer, le cas échéant, la dématérialisation des actes.
- Contribuer au contrôle de légalité des actes, à la sécurisation des documents et au suivi des contentieux ou précontentieux.
- Assurer une veille réglementaire et informer la direction et les services des évolutions impactant la structure.
- Encadrer l'agent du secrétariat (accueil, courrier, assistanat) : planification, animation, accompagnement des agents.
Compétences requises :
- Savoirs : organisation administrative, règles juridiques de base de la structure, procédures internes, outils bureautiques et de gestion documentaire.
- Savoir-faire : rédaction administrative, gestion de priorités, planification, capacité à synthétiser et à diffuser l'information de manière fiable.
- Savoir-être : rigueur, discrétion, sens du service, diplomatie, réactivité, aisance relationnelle et capacité à travailler en transversal.
Compétences attendues :
- Organiser une unité en fonction de différents critères (missions, stratégie, moyens, etc.).
- Transmettre les informations et en rendre compte , réaliser un reporting continu et pertinent
- Fixer des objectifs, mesurer les résultats et évaluer les performances collectives et/ou individuelles.
- Concevoir, formaliser et adapter des procédures / protocoles / modes opératoires/consignes relatives à son domaine de compétence.
- Planifier, organiser, répartir la charge de travail et allouer les ressources pour leur réalisation.
- Soutenir et participer à des projets et dossiers de la Direction générale.
- Prévenir et gérer les conflits.
- Travailler en réseau.
Qualités requises :
- Rigueur.
- Sens du travail en commun.
- Sens du relationnel.
- Capacité à argumenter, négocier et convaincre.
- Capacité à gérer les situations conflictuelles.
Conditions d'accès au poste :
- Formation : niveau Bac+2 à Bac+5 en gestion, droit, administration publique ou équivalent,
- Expérience confirmée
- Temps cadre
- CDD, CDI, Mutation, Détachement