Office Manager H/F - Paris 7e - Service Public - Fonctionnaire

Le Service Innovation de la DITP rassemble des expertises en intelligence collective, innovation managériale, innovation ouverte, sciences comportementales, et Design de services. Il partage auprès des administrations ces expertises pour diffuser, valoriser et promouvoir la culture et les outils de l'innovation publique au bénéfice des agents et des usagers.

Le Service Innovation pilote également le "Lieu de la Transformation Publique", tête du réseau des Laboratoires interministériels d'innovation publique (LIIT) qu'il anime, et par le biais duquel il met à disposition des administrations ces expertises en innovation ainsi que celles de son réseau de Laboratoires d'innovation territoriaux pour accompagner les porteurs de projets en les formant, en leur donnant des ressources et en les mettant en réseau.

Le (la) titulaire exerce les missions de "gestionnaire administratif" du laboratoire national interministériel d'innovation publique le « Lieu de la transformation publique » et du Service Innovation de la DITP.

Dans ce cadre, il/elle:

1) Apporte son appui à la Responsable du Lieu de la Transformation publique dans:

• la supervision de la prestation des agents d'accueil qui se relaient à l'accueil du Lieu;
• le fonctionnement général et la gestion du Lieu sur les plans financier, logistique et suivi des réservations;
• le pilotage financier des ressources de l'ensemble du service.

2) Assiste le Chef du service Innovation, membre du comité de direction, en assurant les missions d'appui logistique pour lui-même et les collaborateurs du service, en lien avec le Secrétariat général et les autres services de la DITP.

Activités principales :

Fonctionnement du Lieu de la Transformation publique

• Supervision de la prestation des agents d'accueil, notamment l'agenda des réservations, la gestion des stocks et les inventaires. Reporting hebdomadaire à la Responsable du Lieu sur le suivi d'activité du Lieu et de la prestation;
• Suivi des aspects logistiques et des moyens matériels du Lieu et du service Innovation (gestion des stocks, commandes de fournitures, et de matériels) en lien avec le Secrétariat général de la DITP.
• Traitement de données: suivis d'indicateurs, réalisation et suivi de bases contacts.
• Interface avec les interlocuteurs du secrétariat général des ministères économiques et financiers pour le fonctionnement du Lieu en particulier le suivi des prestations (ménage etc), et la résolution des incidents (pannes de matériels) et la réalisation des travaux éventuels.

Vie du service Innovation

• Tenue de l'agenda du Chef du service ;
  - Gestion de la planification collective : organiser et préparer les réunions, rendez-vous et déplacements du Chef du service Innovation et participation citoyenne (invitations, préparation des dossiers, réservations des salles...) et appui à l'organisation des déplacements des collaborateurs du Service (aide à l'emploi du logiciel Chorus DT)
  - Interface avec tous les interlocuteurs (internes et externes) du Service Innovation, notamment gestion de la boîte e-mail du Service, le transfert des demandes et suivi des réponses aux sollicitations.

Au sein du service innovation, l'office manager est l'interlocuteur(rice) naturel du Secrétariat général, principalement pour la passation et le suivi des commandes, la préparation des dialogues de gestion, la gestion RH (congés, absences) et le suivi des travaux (Outils de PMO du service). Il/Elle réalise également l'incrémentation et le suivi des engagements juridiques liés aux travaux et au fonctionnement du service (devis, demandes d'achat et service faits) qu'il dépose et suit au sein du logiciel Chorus.

Évènementiel

• Appui dans la gestion administrative et logistique des événements organisés par le Service Innovation