Office Manager / Assistant(e) Administratif(ve) (H/F)

Dans le cadre d'un accroissement de nos activités, notre bureau de Paris recherche son/sa futur(e) Office Manager.

Missions principales

Gestion administrative (40 % - 50 %)

Rédiger et mettre en forme des documents administratifs (lettres de mission, courriers) en lien avec les responsables de service/pôle.

Récupérer le courrier, le répartir auprès des services et gérer les courriers recommandés.

Gérer les archives : classer et archiver les documents (physiques et numériques), assurer le suivi des archives et organiser leur destruction lorsque nécessaire en lien avec le prestataire.

Assurer le suivi des notes de frais en lien avec le Groupe.

Assurer le suivi de la saisie des temps du bureau.

Effectuer la saisie des temps du dirigeant.

Organiser les déplacements des dirigeants (réservations de transport et d'hébergement).

Réserver les salles de réunion pour les chefs de mission et les associés.

Assurer le support lié à la gestion des clients : créer et clôturer les dossiers clients dans la GED (DIA Client), suivre les lettres de mission et gérer les règlements clients (paiements par chèque et prélèvements par mandat).

Accueil (10 % - 20 %)

Assurer l'accueil physique et téléphonique des clients et des fournisseurs.

Gérer l'accueil et l'intégration des nouveaux collaborateurs.

Services généraux / Office Management (40 % - 50 %)

Gérer les fournitures de bureau.

Assurer la gestion des factures fournisseurs : récupérer les factures et les déposer sur la plateforme dédiée.

Assurer le suivi avec le syndic concernant les problématiques liées à l'immeuble (chauffage, climatisation, etc.).

Assurer le suivi avec la société de ménage en cas de problématiques spécifiques.

Coordonner les actions avec les autres Office Managers des différents sites afin d'harmoniser les pratiques.

Relayer les informations du Groupe auprès des équipes du site (par exemple : affichage des communications internes).

Rédiger et diffuser les communications relatives à la vie du bureau.

Être le point de contact des collaborateurs pour les problématiques liées au bureau.

Formation et expérience

Minimum 3 ans d'expériences

Formation de niveau Bac +2 à Bac +3

Compétences

Rigueur, autonomie et sens de l'organisation

Esprit d'équipe

Outils utilisés

DIA Client, Microsoft

Avantages

Titre de transport (prise en charge à 50%)

Ticket- restaurant (11,50 € pris en charge à 60 %)