Gestionnaire de scolarité (H/F)

L'UFR1, faculté des lettres, arts, philosophie et psychanalyse accueille environ 4500 étudiants, répartis sur 8 départements, 28 personnels BIATSS, 160 enseignants permanents et plus de 320 intervenants extérieurs y exercent leurs fonctions.

La personne recrutée exercera ses missions au sein du pôle scolarité, qui comprend les secrétariats pédagogiques, les personnels en charge des admissions, des stages, il est supervisé par un responsable.

Missions

Mission 1 : Accueillir et informer les étudiants

• Assurer l'accueil des étudiants.
• Répondre aux demandes des étudiants.
• Tenir à jour et à disposition les divers supports d'informations du diplôme (Web, affichage, fascicule).
• Participer activement aux dispositifs annuels d'accueil des étudiants et futurs étudiants.

Mission 2 : Secrétariat pédagogique

• Préparer la rentrée universitaire.
• Assurer l'accompagnement des enseignants responsables de l'emploi du temps des étudiants, ainsi que la saisie et le suivi de cette tâche.
• Assister l'équipe enseignante lors des Journées d'Accueils Personnalisées.
• Assurer le suivi des étapes clefs de la scolarité des étudiants et les tâches nécessaires à leur réalisation (Inscription pédagogique, saisie des notes, etc.).
• Assurer le suivi, la gestion des examens et l'organisation des examens d'étudiants en situation de handicap.
• Assurer le contrôle d'assiduité des étudiants boursiers.
• Mettre à jour et remplir les différents outils de suivi de l'activité.
• Préparer et participer aux jurys de diplômes.

Mission 3 : Secrétariat de département

• Assurer la transmission aux enseignants des informations nécessaires à l'exercice de leur fonction d'enseignement.
• Assurer un soutien administratif aux équipes pédagogiques, préparer les réunions de département.
• Préparer des outils adaptés aux besoins administratifs de la formation.
• Mettre à jour et améliorer les outils administratifs existants au regard des besoins de la formation.
• Répondre aux demandes des enseignants concernant la scolarité de leurs étudiants.
• Assurer un suivi des tâches d'enseignement nécessaires au bon déroulement de la scolarité des étudiants.
• Traiter le courrier postal et électronique.
• Préparer et participer aux conseils de perfectionnement.
• Assister les enseignants et la direction lors du processus d'évaluation et d'habilitation du diplôme.

Compétences

CONNAISSANCES ET SAVOIRS

• Connaissance de la réglementation et du fonctionnement de l'enseignement supérieur en général et des universités en particulier.
• Connaissance des divers services de l'Université de Montpellier Paul-Valéry
• Connaissance de la réglementation concernant la scolarité des étudiants (arrêté des licences) et des règlements intérieurs (règlement des études, charte du contrôle des connaissances).
• Connaissance générale des techniques de secrétariat et ou de gestion administrative.
• Connaissance de l'offre de formation de l'UFR1

SAVOIR FAIRE OPÉRATIONNELS

• Accueillir et prendre des messages.
• Savoir rechercher l'information, la vérifier, la transmettre et la classer.
• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe.
• Rédiger des rapports et des documents.
• Mettre en œuvre des procédures de gestion.
• Utiliser des logiciels spécifiques à l'activité, Apogée, ADE, ENT, BO, Ametys et les outils bureautiques conventionnels.
• Maîtriser l'expression écrite et orale.

SAVOIR ÊTRE

• Sens du service public et conscience professionnelle.
• Sens de l'organisation et des responsabilités, travail en autonomie.
• Bonne qualité relationnelle, capacité de travail en équipe.
• Sens du contact avec le public, sens de l'accueil.
• Capacité d'adaptation, dynamisme, gestion du stress.
• Capacité à partager l'information et à rendre compte.
• Être force de proposition.
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