Gestionnaire de Formation - Université Paris-Saclay

Les missions du poste

Missions du service / positionnement hiérarchique :

Le service des formations et de la vie étudiante regroupe les activités de scolarité pour l'ensemble des étudiants de l'IUT et les activités pédagogiques pour les départements Chimie et Mesures Physiques.

Le service est composé d'une responsable de service, d'une adjointe, plus spécifiquement chargée de l'apprentissage, formation continue et validation des acquis de l'expérience, de 7 gestionnaires de formation.

Sous l'autorité de la responsable de service et en lien fonctionnel avec les chefs de département, les missions principales suivantes sont réalisées pour une ou plusieurs formations, en apprentissage ou en formation initiale, avec un pôle Chimie et un pôle Mesures Physiques.

Des missions transverses sont également assurées pour l'ensemble des formations de l'IUT.

Les activités peuvent suivre un plan de charge variable et les collègues du service sont amenées à stimuler l'alerte du responsable, l'entraide et la solidarité entre collègues, et donc à agir ensemble pour atteindre un but commun.



Missions principales de l'agent·e sur les formations en charge :

- Traitement des inscriptions administratives / contrôle des pièces jusqu'au paiement des droits d'inscription
- Délivrance des attestations d'inscriptions et les cartes d'étudiants Primo entrant
- Contrôle des listes d'émargement et l'assiduité des étudiants (justificatifs d'absence),
- Edition et remise des attestations d'assiduité et relevés de notes
- Saisie des transferts d'étudiants d'une formation à une autre
- Suivi des étudiants boursiers avec le versement et le remboursement des frais de scolarité
- Edition de listes de suivi par extraction dans Apogée et vérification des données
- Préparation des jurys en relation avec les enseignants
- Vérification et remise des diplômes et attestations de réussite
- Fiabilisation des informations dans Apogée
- Suivi des tableaux de bord (cohortes...)
- Archivage des dossiers
- Rôle de conseil et d'aide à la décision
- Participation le cas échéant à l'organisation d'évènements liés à la formation

Missions mutualisées pour le département Mesures Physiques

Organisation de l'activité de réédition de carte étudiant

Appui aux étudiants en situation de handicap (ex : preneur de note) en cas d'absence de la référente

Missions transverses pour l'IUT

Pilotage d'évènements IUT et/ou département (JPO, Remise diplôme, forum des formations)

Référente pour la fiabilisation auprès de la DFR

Le profil recherché

Connaissance, savoir :Connaissance générale de l'environnement enseignement supérieur et recherche et de l'organisation générale et le fonctionnement de l'établissement et de ses composantesTechniques d'accueil téléphonique et physiqueUtilisation des logiciels de la composante: emplois du temps sur VT, Apogée, Dokeos, E-candidat, Pstage, Moodle - selon les formations prises en charge - formations possiblesSavoir-faire :Savoir utiliser les modes de communication écrites ou orales (électronique, téléphones,)Utiliser les outils bureautiques (Word et Excel)Savoir s'exprimer correctement oralement ou par écritSavoir appliquer la réglementation applicable au domaine et respecter les procéduresTrier, hiérarchiser et classer les informationsAnalyser et gérer les demandes et les prioritésSavoir gérer les situations d'urgence, comprendre le besoin et savoir y répondreSavoir s'organiser, anticiper, respecter les délaisSavoir rendre compteGérer la confidentialité des informations et des donnéesSavoir-être :Esprit d'équipeSens de l'organisationDiplomatiePatienceDiscrétionSens de l'accueilSens de l'initiativeAdaptabilité

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Missions du service / positionnement hiérarchique :Le service des formations et de la vie étudiante regroupe les activités de scolarité pour l'ensemble des étudiants de l'IUT et les activités pédagogiques pour les départements Chimie et Mesures Physiques.Le service est composé d'une responsable de service, d'une adjointe, plus spécifiquement chargée de l'apprentissage, formation continue et validation des acquis de l'expérience, de 7 gestionnaires de formation.Sous l'autorité de la responsable de service et en lien fonctionnel avec les chefs de département, les missions principales suivantes sont réalisées pour une ou plusieurs formations, en apprentissage ou en formation initiale, avec un pôle Chimie et un pôle Mesures Physiques.Des missions transverses sont également assurées pour l'ensemble des formations de l'IUT.Les activités peuvent suivre un plan de charge variable et les collègues du service sont amenées à stimuler l'alerte du responsable, l'entraide et la solidarité entre collègues, et donc à agir ensemble pour atteindre un but commun.