Gestionnaire de formation pédago-administrative (H/F)

CDD de 6 mois - date de prise de fonction : 01/09/2026

Activités principales pour la fonction d'assistante de formation pédagogie-administrative

• Suivi pédagogique et administratif des actions de formation
• Diffusion d'informations et communication sur les actions de formation en amont
• Production de document liés à l'action de formation en lien avec le service formation continue de la Faculté
• Participer et assurer le suivi administratif des actions de formations
• Suivi et mise à jour des procédures liées à l'organisation administrative des actions de formation
• Suivi des candidatures web (eCandidat) et assistance pour la gestion des inscriptions web (Iaprimo et Apoweb) en lien avec Apogée
• Réservation et vérification de la disponibilité des différents moyens nécessaires à la réalisation de la formation (ex : salle, matériel, logiciels, documents)
• Suivi du planning des formations
• Suivi logistique des actions de formation
• Vérification de la présence des apprenants et des enseignants
• Suivi de la réalisation des évaluations et relance en cas de non réalisation ou de retard
• Gestion en cas d'incidents majeurs (absence de formateurs, indisponibilité des salles de formation ou de matériel.) et suivi de la résolution des incidents
• Aide auprès de la gestionnaire de formation pour la mise à jour du site internet pour les formations FMC
• Gestion « scolarité/pédagogique » des stagiaires
• Suivi et gestion des candidatures sous la supervision de la responsable pédagogique
• Saisie des inscriptions sur le logiciel APOGEE
• Vérification des dossiers d'inscription et relances auprès des stagiaires
• Édition et envoi des certificats de scolarité
• Gestion et organisation des sessions d'examen : convocation aux examens, préparation et impression des sujets d'examen, accueil des candidats et distribution des copies pour les examens sur site, anonymisation des copies, levée d'anonymat
• Édition et envoi des attestations de réussite/ajournement
• Demande d'édition des diplômes, envoi des coupons réponses, envoi des diplômes par courrier recommandé Suivi de la scolarité des apprenants :
• Gestion des candidatures et des inscriptions en lien avec les responsables de formation
• Accueil des apprenants
• Suivi et accompagnement « au quotidien » des apprenants
• Création et mise en place des liens pour les cours en ligne
• Récupération (auprès des intervenants) et dépôt des supports de cours sur la plateforme dédiée (eCampus)
• Informations des apprenants, identification et traitement des problèmes et difficultés rencontrés par les apprenants
• Assurer la gestion de l'évaluation et des sessions d'examens
• Gestion les résultats d'examens, rédaction des procès-verbaux, remise des diplômes
• Gestion administrative du Département pour les tâches suivantes
• Coordination avec les secrétariats pédagogiques pour la gestion des différentes formations (liste des inscrits, transmission des documents.)
• Mise à jour du tableau des formations
• Gestion ecampus : recensement des besoins à la rentrée universitaire, création des cohortes & veille tout au long de l'année selon les besoins des enseignants/apprenants Pour les inscriptions auto-financées
• Inscription et enregistrement des frais de formation sur le logiciel YPAREO
• Suivi administratif des actions de formation (inscriptions Apogée, Yparéo et WEB)
• Édition de la facture + contrat de formation professionnelle à l'agence comptable
• Édition des bordereaux de paiement et envoi à l'agence comptable
• Envoi du certificat de scolarité + contrat de formation professionnelle au stagiaire
• Archivage des dossiers

Compétences, savoirs

• Connaissance générale du système éducatif de l'enseignement supérieur
• Notions de base de la réglementation de la formation continue du secteur santé
• Maîtrise des techniques de gestion administratives