Gestionnaire administratif F/H (H/F)

Mission

Au sein du SUAPSE, le ou la gestionnaire administratif(ve) assure le bon fonctionnement administratif, organisationnel et opérationnel du service. Il ou elle contribue à la mise en œuvre des activités sportives et des actions d'engagement portées par le service, en garantissant un suivi rigoureux des procédures administratives, de la gestion des usagers, de la planification des activités et de la communication interne et externe.

En lien étroit avec la direction, les enseignants, les intervenants et les partenaires institutionnels, il ou elle participe à la continuité et au développement des activités du SUAPSE.

Activités principales

• Assurer l'accueil physique, téléphonique et numérique des étudiants, personnels et partenaires du service - Gérer le secrétariat administratif du SUAPSE et assurer le traitement des courriers, courriels et documents administratifs
• Assurer le suivi des inscriptions, des dossiers administratifs et des bases de données des usagers
• Elaborer, mettre à jour et diffuser les plannings des activités, des installations et des intervenants
• Assurer le suivi administratif des heures d'enseignement, des vacations et des interventions, ainsi que la préparation des éléments nécessaires aux services gestionnaires
• Produire des tableaux de bord, des statistiques et des indicateurs d'activité
• Participer à la préparation, au suivi et à l'exécution des procédures administratives et financières du service
• Assurer la gestion documentaire, le classement et l'archivage des dossiers
• Participer à l'organisation logistique des événements, manifestations sportives et actions de promotion du SUAPSE
• Contribuer à la communication du service : mise à jour du site internet, animation des réseaux sociaux, réalisation de supports de communication et diffusion des informations
• Assurer le suivi des relations avec les services de l'université, les collectivités territoriales, les associations et les partenaires extérieurs
• Participer à la rédaction de bilans, rapports d'activité, comptes rendus et documents de présentation
• Être force de proposition dans l'amélioration des procédures, des outils de gestion et de l'organisation du service

PROFIL RECHERCHÉ

Formation et expérience professionnelle

Formation de niveau Bac à BAC+2 dans les domaines de l'administration, de la gestion, du secrétariat, des ressources humaines, de la communication ou de la gestion des organisations.

Une expérience dans des fonctions administratives, de coordination ou de gestion au sein d'un établissement d'enseignement supérieur, d'une collectivité territoriale, d'une association ou d'une structure publique ou privée sera appréciée.

Compétences et qualités requises

Maîtrise des outils bureautiques et numériques ;

Capacités rédactionnelles et aisance dans la communication écrite et orale ;

Connaissance de l'environnement universitaire et du fonctionnement des établissements publics appréciée ;

Capacité à gérer simultanément plusieurs dossiers et à respecter des échéances ;

Sens du service public et de la qualité de l'accueil ;

Aptitude au travail en équipe et au travail en réseau ;

Autonomie, sens de l'organisation et de l'initiative ;

Rigueur, discrétion et fiabilité ;

Polyvalence et capacité d'adaptation ;

Réactivité et aptitude à gérer les priorités ;

Qualités relationnelles et sens de la pédagogie ;

Capacité d'analyse et de proposition.

Adressez votre lettre de motivation et votre C.V. jusqu'au 16/08/2026