Chargé(e) d'accueil et services (H/F)

Missions chargée d'accueil City One

Accueil physique et téléphonique

• Accueil physique des visiteurs (renseigner, orienter, remplir fichier visiteurs, .)
• Réception téléphonique
• Traitement des fax/mails clients sur Salesforce
• Traitement des mails sur Outlook Accueil et Intendance
• Réception téléphonique des appels transférés du standard Carl en l'absence de l'agent d'accueil Carl
• Relais fermetures en l'absence du binôme (18h)

Commandes et fournitures

• Commande bouquet de fleur (naissance, décès) pour l'ensemble des sites
• Commande plateaux repas, petits-déjeuners
• Réservation restaurants pour les collaborateurs de passage et/ou internes
• Distribution fournitures de bureau

Gestion des véhicules

• Demande de devis et prise de rendez-vous pour le contrôle technique et la maintenance des véhicules des collaborateurs
• Participation à la gestion des véhicules de pool : planning des réservations, entretien, restitution
• Soutien BL Flotte auto, restitution et prise en charge des véhicules de fonction
• Gestion des révisions et nettoyage des véhicules en collaboration avec BL Flotte

Support logistique et Evènements

• Réservation / validation réservation de salles de réunion tous sites
• Préparation thermos café sur demande
• Demande impression de document (prestataire externe)
• Traitement de livraisons diverses (colis, légumes, repas collaborateurs etc.)
• Réservation de taxi / coursier
• Services de conciergerie à développer (box pressing)

Gestion administrative et Reporting

• Suivi du budget (saisie et validation factures SGE)
• Gestion des problèmes sur les factures fournisseurs (signalement aux référents sur site, demande avoir, relance fournisseur.)
• Mise en place et mise à jour des procédures liées au poste d'accueil
• Création et modification d'articles concernant SGE dans BL BOT
• Réception livraisons (réception des colis + envoi message destinataires)
• Relais mise à jour affichage obligatoire

Sécurité et maintenance

• Relais demandes d'interventions auprès des prestataires

Relais

• Relais ouvertures en l'absence cumulée de deux collaborateurs
• Relais fermetures en l'absence du binôme
• Relais courrier entrant et sortant en l'absence des préposés au courrier
• Relais sur une partie de l'intendance
• Relais Régie technique : aménagement de salles de réunion sur demande (placement des tables en U, des chaises en amphithéâtre, .)
• Relais mise à jour de l'affichage obligatoire

Horaires

• de 9h00-13h00 & 14h00-17h20 du lundi au mercredi et 17h30 jeudis et vendredis

Salaire

• Smic
• Prise en charge de l'abonnement Tisséo à hauteur de 50%
• Prise en charge de la mutuelle à hauteur de 50%