Assistante - Assistant de Direction H/F

L'Agence régionale de santé Paca est un établissement public administratif qui définit et anime la politique régionale de santé, dans le cadre de la stratégie nationale. Elle se compose d'un siège basé à Marseille et des six délégations départementales.

Le pôle des assistantes de la direction générale est piloté par la Cheffe de cabinet.

Missions

· Assurer la gestion et le suivi de la gouvernance interne de l'Agence : établir le calendrier et les ordres du jour en relation avec les directions et délégations, actualiser très régulièrement le tableau de suivi des sujets à aborder dans ce cadre, diffuser les documents de support et les comptes rendus.

· Tenir à jour un tableau des commandes et organiser son suivi.

• Assurer le secrétariat de certaines instances : suivi des ordres du jour, convocations, préparation des dossiers, réservation de salle. Suivre les décisions et demandes qui y sont faites.

· Réceptionner et diriger les appels téléphoniques destinés à la direction générale.

· Etre référent de la gestion des déclarations publiques d'intérêt (DPI) pour les membres du conseil de surveillance et du secrétariat général.

· Sous la responsabilité de la Cheffe de cabinet, il/elle est garant(e) de la bonne organisation du temps du Directeur Général et de la qualité des relations avec les directions et partenaires. Il/elle veille notamment à la constitution des dossiers nécessaires à la bonne tenue des réunions, rendez-vous et contacts. Il ou Elle assure notamment :

• la gestion des agendas et des contacts (mise à jour des listings) ;
• l'organisation de réunions (en présentiel, audio ou visio conférences) : convocations, suivi des retours, gestion logistique (salle, matériel, places de stationnement) ;
• la rédaction des comptes rendus et le suivi des décisions des réunions ;
• les relations avec le service communication sur les sujets concernant la vie interne de l'agence ;
• la constitution des dossiers (papiers et/ou dématérialisés) en relation avec les services ou partenaires : demande de note, planification du retour des éléments demandés, vérification du contenu, mise en forme, impression de documents ;
• la gestion des déplacements : commande de billets, suivi des frais de mission.

Activités annexes

· Suivi des campagnes d'avancement et de promotion pour la Direction Générale ; organisation des entretiens professionnels ;

· Traitement du courrier aussi bien arrivé que le courrier au départ de la Direction Générale (Logiciel Elise) ;

Classement de dossiers ;

Suivi et traitement les archives de la Direction Générale ;

Gestion des commandes de fournitures de la Direction Générale.