Assistant(e) de direction (H/F)

Nous sommes à la recherche d'un(e) assistant(e) de direction pour un CDI à temps complet. Le poste est à pourvoir à compter du 1e juillet.

Votre poste

Vous assistez le Directeur afin d'optimiser la gestion de l'activité (gestion de planning et d'agenda, organisation de déplacements, communication, organisation et préparation de réunions, accueil, visites extérieures, voyages...). Vous organisez et coordonnez les informations internes et externes liées au fonctionnement de la structure.

Vos missions

Organiser l'agenda de la Direction et filtrer les appels et les accueils physiques

Concevoir, et rédiger ou corriger des courriers, rapports

Classer des documents officiels

Traiter et transmettre les décisions et les notes s'y afférant

Préparer et organiser les réunions (convocations, préparation dossiers, réservation salles, ...)

Suivre, organiser et préparer les réunions des IRP (CSE, CSSCT) sous directive du RRH

Effectuer éventuellement la frappe de documents, le traitement du courrier et la gestion des mails (dont la boite email Direction)

Préparer et filtrer les paraphes pour signature

Participer à la communication interne et externe sur tout type de média

Être en lien avec tous les services de la clinique dans le cadre de vos missions

Réaliser une veille législative et réglementaire

Organiser les voyages professionnels du personnel

Participer à l'organisation des évènements internes (visites, séminaires, congrès, activités, départs retraite, etc.)

Gérer administrativement les astreintes médicales et de direction

Prendre en charge le suivi d'évènements (séminaire, salon) en collaboration avec la Direction et/ou les services médicaux, RH, Soins

Participer à la mise à jour des documents d'information

Assister un des cadres administratifs sur une mission, sous le contrôle du Directeur ou RH

Effectuer diverses missions en lien avec les relations extérieures

Organiser le parcours d'intégration des médecins et cadres - Sens de la discrétion et de la confidentialité

• Respect du secret professionnel
• Sens du relationnel, de l'écoute et de la communication
• Diplomatie et parfaite élocution
• Sens de la réflexion et du discernement
• Rigueur et organisation
• Pro activité, capacité d'initiative et capacité d'alerte
• Aptitude à rédiger et mettre en forme des documents, rapports
• Maîtrise des outils bureautiques (Octime, Teams, Word et Excel principalement)
• Notions juridiques éventuelles
• Esprit d'équipe
• Adaptabilité
• Capacité à gérer son temps et les échéances, même sous pression
• Expérience significative sur un poste similaire