Assistant(e) administratif(ve) polyvalent(e) (H/F)

Véritable pilier de l'organisation administrative et de la vie de l'entreprise, l'Assistant(e) administratif(ve) polyvalent(e) intervient sur un large périmètre mêlant accueil, gestion administrative, moyens généraux et support RH. À ce poste transversal, vous contribuez activement au bon fonctionnement quotidien de la société et à la qualité de l'environnement de travail.

Accueil et gestion administrative

Assurer l'accueil physique et téléphonique de la société, gérer les appels et orienter les interlocuteurs internes et externes.

Préparer et organiser l'accueil des visiteurs et veiller à la tenue et à la qualité des locaux.

Réaliser les tâches administratives générales et assurer un appui aux fonctions supports.

Rédiger, mettre en forme et gérer les documents administratifs et techniques (courriers, mémos, reporting, documents selon la charte graphique).

Gérer et organiser l'archivage de la documentation administrative et technique (NDA, STC, DOA, commandes, etc.).

Assurer la gestion des commandes clients de documents d'archives de certification (établissement des devis, recherche des documents, envoi).

Moyens généraux, vie de l'entreprise et support RH

Piloter les contrats de prestations de services généraux, établir les devis et suivre les interventions des prestataires externes.

Organiser et optimiser les déplacements professionnels des collaborateurs (transports, hébergements, locations de véhicules, avances).

Gérer les véhicules de société, les notes de frais et les commandes de fournitures et prestations diverses.

Suivre les obligations liées à la gestion des risques professionnels (mise à jour du document unique, suivi des formations SST).

Assurer le suivi de l'entretien et de la conformité du bâtiment (prestataires, contrôles réglementaires, sécurité).

Participer à la gestion du budget « vie en entreprise », à l'organisation des espaces de travail et à la mise en œuvre d'actions d'amélioration.

Organiser des événements internes contribuant à la cohésion et au bien-être des équipes.

Assurer un support RH : gestion et suivi des congés et absences, mise à jour des plannings, suivi administratif des entrées et sorties, bilans mensuels d'heures, suivi des visites médicales et des formations.

Gérer les demandes de sous-traitance technique : suivi administratif, organisation des entretiens et coordination avec les prestataires.

Gestion logistique

Assurer la coordination des flux logistiques entre les fournisseurs et l'entrepôt sous-traité.

Suivre les livraisons, la traçabilité et la documentation associée.

Gérer l'interface administrative avec le prestataire logistique externe.

Assurer le suivi des stocks de kits avant expédition.

Compétences

Excellente aisance relationnelle et sens de l'accueil.

Anglais courant (lu, écrit et parlé).

Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint - suite Office).

Capacité à organiser, prioriser et gérer plusieurs sujets simultanément.

Rigueur, fiabilité et respect de la confidentialité.

Qualités personnelles

Autonomie, polyvalence et capacité à gérer les urgences.

Sens de l'organisation, méthode et créativité.

Esprit d'initiative et force de proposition.

Capacité d'adaptation et goût pour le travail en équipe.

* Sens du service et posture professionnelle.