Assistant de Direction H/F - Siam 75 - ODA - CDD - Bourg-la-Reine

L'association Œuvres d'Avenir (ODA) résulte de la fusion des associations Institut des Jeunes Sourds et Foyer Notre Dame ainsi que la Congrégation des Soeurs Aveugles de Saint Paul qui ont engagé des réflexions afin de regrouper leurs activités médico-sociales au profit des personnes en situation de handicap. Leur mission historique centrée sur le handicap sensoriel et le partage des mêmes valeurs ont facilité ce rapprochement qui a abouti en 2011 à la création de la nouvelle Association Œuvres d'Avenir.

Nos établissements se situent sur 3 sites avec un parc arboré :
- dans le 14 ème arrondissement de Paris à Denfert-Rochereau (RER B, ligne 4 et ligne 6) où sont présents : l'Institut d'éducation sensorielle (IDES), le SIAM 75 et l'EAM Anne Bergunion.
- à Bourg-la-Reine (92) (RER B) : où sont présents : l'Institut des Jeunes Sourds (IJS), l'EAM Pierre Bonhomme (établissement médicalisé) avec un Centre d'Accueil de Jour, l'EANM Foyer Notre Dame.

- à Gramat (46) : où est présent : L'EHPAD Pierre-Bonhomme. L'assistante de direction a pour mission d'assurer les tâches administratives et de préparer en amont les dossiers gérés par la cheffe de service.

Elle travaille en étroite coopération avec la cheffe de service mais également avec l'ensemble de l'équipe pluridisciplinaire exerçant dans le service.

Sous la responsabilité du Directeur d'établissement, vous aurez en charge les principales missions suivantes :

- Accueil physique et téléphonique des familles ;
- Préparation du planning général ;
- Prise des rendez-vous du planning général (appels téléphoniques, mails, rappels sms) ;
- Participer aux réunions de service et réunion générale puis Rédaction des comptes rendus de la réunion de service et réunion générale ;
- Impression des Projets Individualisés de l'usager pour signature ;
- Rédaction des documents administratifs (courriers, documents de la rentrée, ...) ;
- Gestion du comptage des actes (Calcul puis récapitulatif mensuel et annuel) ;
- Gestion et actualisation de la base de données Netvie ;
- Participation aux données du rapport d'activité (statistiques...) ;
- Gestion du courrier (enregistrement du courrier entrant et sortant) ;
- Classement de documents administratifs des usagers et du personnel ;
- Archivage si besoin ;
- Réaliser les promesses d'embauche ainsi que les contrats de travails sur le logiciel CEGI ;
- Veille à la prise de rendez-vous avec la médecine du travail chaque fois que nécessaire ;
- Enregistre dans le progiciel ou dans l'outil informatique du siège les suivis des avis prononcés par la médecine du travail suite à ces rendez vous ;
- Constitue les dossiers d'adhésions à la mutuelle ou à la prévoyance selon les procédures édictées par le siège ;
- Demande de remboursement des formations sur le portail OPCO SANTÉ ;
- Gestion des tickets restaurants mensuels ;
- Réaliser le tableau des EVP tous les mois puis transmission à la gestionnaire de paie ;
- Mise à jour du dossier du personnel ;
- Réalise les déclarations des AT signés par la direction d'établissement ou de service auprès des services compétents .