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Assistant de Direction H/F - Hôpital Bichat–Claude Bernard à Paris 18e

Hôpital Bichat–Claude Bernard
Paris 18eÎle-de-FranceAujourd'hui🔥 NOUVEAU
Fonctionnaire Candidats actifs
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Informations clés

Localisation
Paris 18e
Type de contrat
Fonctionnaire
Publication
Aujourd'hui
Entreprise
Hôpital Bichat–

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L’Hôpital Bichat–Claude Bernard, établissement reconnu pour son excellence médico-chirurgicale et son engagement au service des patients, recherche un(e) Assistant(e) de Direction H/F en contrat de fonctionnaire. Intégré(e) à une équipe dynamique au sein d’un établissement hospitalier de référence à Paris 18e, vous contribuerez au bon fonctionnement de la direction du site. Ce poste, au cœur des activités administratives et logistiques, propose une réelle opportunité d’évolution au sein d’un environnement stimulant et humain.

En tant qu’Assistant(e) de Direction, vos missions principales porteront sur le secrétariat du Directeur de site ainsi que l’organisation du secrétariat de l’adjoint(e) au directeur, du directeur du Projet HUSOGPN et de la Direction des Affaires médicales, notamment en cas d’absence de leur assistante. Vous serez garant(e) d’une gestion proactive des agendas, de l'organisation des réunions et de la coordination des différentes équipes. Cette fonction exige rigueur, réactivité et capacité à gérer des priorités variées dans un cadre hospitalier exigeant.

Pour ce poste, nous recherchons une personne titulaire d’un diplôme d’assistant(e) de direction ou expérience équivalente, idéalement dans un contexte hospitalier ou administratif. Une maîtrise de l’outil informatique, une excellente gestion du temps et un sens aigu du service public sont des atouts majeurs. Votre capacité à communiquer avec courtoisie avec un public varié, ainsi que votre souci de qualité, seront déterminants pour réussir dans ce rôle.

Ce poste de fonctionnaire offre une stabilité, un cadre de travail moderne et des perspectives d’évolution au sein d’un établissement de santé majeur. Doté(e) d’un salaire conforme aux grilles de la fonction publique et de conditions sociales attractives, il vous permettra de développer vos compétences dans un environnement humain, structuré et en constante évolution.

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Annonce originale du recruteur

Source : choisirleservicepublic.gouv.fr
Contenu original publié par choisirleservicepublic.gouv.fr

Missions générales:
- Assurer le secrétariat du Directeur de site
- Participer à l'organisation du secrétariat de l'adjoint au directeur de site, du directeur du Projet HUSOGPN et de la Direction des Affaires médicales en cas d'absence de leur assistante (congés, maladies, formation...)

Missions Permanentes:
- Accueil physique des personnes (personnel, patients, visiteurs, sociétés...) et orientation
- Gestion des appels téléphoniques, orientation des interlocuteurs, filtrage (pour l'ensemble du secrétariat),
- Gestion d'agenda, organisation et planification de réunions de travail (appel des différents interlocuteurs/ envoi de mail/ réservation de salle).
- Préparation des salles de réunion pour les réunions (allumage du vidéo projecteur/ mise en place des supports de présentation sur clef USB).
- Réservations et /ou annulation de l'amphi Chiray ou de la salle de conférences pour les services
- Communication essentiellement par messagerie électronique (avis de réunion, envoi de document, approbation des diffusions générales)
- Saisie dans Intranet Gestbons (ex: fuite d'eau, réparation, etc...)
- Ouverture, tri et enregistrement du courrier reçu (ouverture de parapheur, copie, dispatching) .
- Préparation des dossiers pour les réunions de travail.
- Mise en forme de supports de présentation pour les réunions
- Classement, organisation et gestion du classement.
- Suivi de dossiers.
- Mise en place du planning des Administrateurs de gardes des Directeurs (ADG2) et consolidation et diffusion mensuelle du planning des gardes ADG1 / ADG2 pour Bichat / Beaujon / Bretonneau
- Demande d'autorisation auprès du chef de sécurité anti malveillance pour l'accès au parking des personnes invalides ou ayant RDV avec le Directeur /réception des demandes de macarons/réception fiche de demande de clef salto
- Gestion des fournitures pour la Direction et la Direction du Projet HUSOGPN
- Réception des commandes de matériels, de denrées alimentaires et rangement pour la Direction
- Commande ponctuelle de plateaux repas ou traiteur pour les réunions
- Réalisation du programme d'intégration des élèves directeurs
- Réservation de billets d'avion et/ou hôtels auprès du prestataire
- Enregistrement des visiteurs médicaux dans un tableau partagé
- Diffusion des ODJ et CR des réunions

Particularités:
- Espace de travail partagé avec l'assistante de la Direction des Affaires médicales et de l'attachée aux RH et affaires générales

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