Assistant de direction H/F - Université Paris-Saclay à Orsay

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Le Service Universitaire des Activités Physiques et Sportives (SUAPS) est un service commun qui a pour objectif de coordonner la politique sportive de l'Université Paris-Saclay. Ce service contribue au rayonnement de l'Université.

Cet objectif est défini autour de 2 missions principales :

- La Formation Personnelle dans le cadre de la Vie de Campus pour les étudiants/étudiantes et les personnels.

- La Formation Diplômante.

L'assistant-e du SUAPS est placé-e sous la responsabilité hiérarchique de sa Directrice administrative, également Directrice administrative du Pôle sport et DDGS de la Faculté des Sciences du sport et sous la responsabilité fonctionnelle du directeur du SUAPS.

Missions principales de l'agent :

Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière

Organisation et suivi du conseil des sports :

Anticipation et organisation des échéances auprès du directeur du SUAPS et des services concernés, membres du conseil des sports, VP;
Proposition d'un ordre du jour;
Convocations, organisation physique (réservation de salle, matériel, enregistrement, rédaction et diffusion du CR).

Participer à la gestion administrative, financière et des ressources humaines du SUAPS en appliquant les procédures dédiées

Instruction et suivi des inscriptions au portail sport;
Élaboration de tableaux de bord et statistiques pour alimenter les bases de données et présentations aux instances;
Application des consignes de commande publique;
Suivi des commandes jusque service fait en lien avec le service financier;
Suivi des conventions de mise à disposition;
Envoi et suivi des dossiers de recrutement en lien avec le service financier et la DRH;
Préparation et présence sur certains évènements (JPO, amphis de rentrée, welcome days.).

Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers)

Accueil des usagers du SUAPS - présence sur site;
Mise à jour des supports de communication (écrans dynamiques, portail sport, flyers);
Actualisation des réseaux sociaux.

Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances

Échéances des instances en respectant les délais règlementaires et organisationnels;
Organisation des agendas en lien avec les assistant-e-s de direction des VP, directions centrales, DGS;
Alerte et respect des échéances règlementaires des décisions du conseil des sports et de leur faisabilité;
Organiser le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité d'un service, de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques).

Organisation matérielle des conseils des sports (salle, support audio)

Alimentation des petites fournitures nécessaires au fonctionnement du service;
Gestion du planning de réservation des véhicules du SUAPS;
Organisation de réception des colis avec agents techniques et logistiques.

Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur

Collaborations transverses avec les services et direction au quotidien, afin d'assurer le bon fonctionnement du service (DAJI, gouvernance, SSE, DEVEEC, composantes);
Remonté des notes des UE en lien avec les composantes.