Assistant de Direction Direction des Ressources Humaines H/F

La Région Auvergne-Rhône-Alpes c'est près de 9000 agents, plus de 50 métiers et des possibilités de carrière et d'évolution professionnelle.

Les postes proposés par la Collectivité sont répartis sur tout le territoire et ouverts aux personnes en situation de handicap, aux fonctionnaires, aux personnes sur liste d'aptitude, et aux contractuels. La Direction des Ressources Humaines est organisée autour de 7 services répartis sur Lyon, Clermont-Ferrand et Grenoble.

Rattaché(e) directement à la Directrice des Ressources Humaines, vous jouez un rôle clé dans le bon fonctionnement de la direction en assurant l'ensemble des missions d'assistance administrative et de coordination.

Vos missions principales

Assistanat de direction & coordination

Coordination du secrétariat de direction

Gestion de l'agenda de la Directrice (priorisation des rendez-vous)

Organisation des déplacements

Organisation administrative et logistique des réunions (salles, agendas, accueil des participants, cafés d'accueil...)

Accueil & communication

Accueil téléphonique : information de premier niveau, filtrage, orientation des appels

Transmission des messages et appels pour le compte de la Directrice

Contribution à la qualité de l'image de la direction auprès des partenaires internes et externes

Gestion administrative

Mise à jour et diffusion des bases de données (annuaire DRH, téléphones portables, listes de diffusion Outlook...)

Rédaction, mise en forme et dactylographie ponctuelle de courriers, notes et documents

Suivi des parapheurs et contribution à l'amélioration des processus

Suivi quotidien du courrier entrant via l'outil de gestion dédié

Classement et archivage des documents

Suivi des procédures internes et mise à jour des fiches de procédure si nécessaire

Missions complémentaires

Gestion des commandes de fournitures

Rôle de correspondant(e) informatique pour plusieurs agents

Relecture des parapheurs et préparation des dossiers de réunions

Alimentation quotidienne de tableaux de statistiques de premier niveau

Dépôt et récupération réguliers de parapheurs auprès du DGA, DGS, Vice-Président ou Cabinet

Les missions sont susceptibles d'évoluer selon les objectifs de la direction et l'évolution de l'organigramme.