Assistant au pôle de saisie informatique (H/F)

Mission principale

Assurer l'enregistrement fiable, rapide et organisé des données dans l'ERP TopSolid V16 ainsi qu'un soutien administratif aux chargés d'affaires pour garantir la fluidité des opérations et la qualité des informations transmises. Recherche de données dans les archives techniques de simelectro.

Responsabilités et activités principales

1. Saisie et gestion des données

• Enregistrer les données dans l'ERP TopSolid V16 : commandes, plans, références, fiches techniques, éléments de production, suivis de dossiers.
• Contrôler la cohérence, l'exactitude et la complétude des informations saisies.
• Mettre à jour les informations en fonction des évolutions des projets, et des consultations des fournisseurs.
• Assurer la bonne organisation numérique des documents et pièces jointes.

Mise au point des fiches navettes recapitulant les besoins d'enregistrement des données dans l'ERP pour chaque type de demande.

2. Assistance administrative aux chargés d'affaires

• Préparer et mettre à disposition les documents techniques ou administratifs nécessaires.
• Participer au suivi des dossiers : relances, mises à jour, suivis d'avancement.
• Aider à la préparation des offres, rapports, comptes rendus ou présentations.
• Assurer un lien fluide entre le pôle de saisie, les chargés d'affaires et les autres services.

(Optionnel : recherches de données techniques dans les archives de SImelectro.

3. Communication interne et externe

• Assurer une communication claire et professionnelle avec les équipes internes.
• Échanger avec les clients ou fournisseurs occasionnellement, notamment en anglais si nécessaire.
• Faciliter la circulation des informations pour éviter les erreurs et retards.

4. Reporting et amélioration continue

• Signaler toute anomalie ou incohérence détectée dans les données.
• Participer à l'amélioration des procédures de saisie et de gestion documentaire, en application du référentiel ISO 9001 et 45001.
• Proposer des optimisations pour fluidifier le pôle de saisie.

Compétences techniques

• Maîtrise de TopSolid V16 (ou capacité à monter rapidement en compétence).
• Bonne maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, Outlook.
• Aisance avec les systèmes de gestion documentaire et les ERP.

Compétences linguistiques

• Bon niveau d'anglais (compréhension écrite et orale).

Compétences comportementales

• Rigueur et précision.
• Organisation, gestion des priorités et respect des délais.
• Communication fluide et professionnelle.
• Esprit d'équipe.
• Discrétion et sens de la confidentialité.
• Capacité d'adaptation.
• Autonomie et proactivité.

Profil recherché

• Formation administrative, gestion, ou équivalent.
• Expérience dans un rôle similaire.
• Expérience dans un environnement industriel ou technique appréciée.

Ressources nécessaires

• Poste informatique performant avec double écran.
• Accès complet à TopSolid V16.
• Procédures internes et guides techniques.
• Formations internes.
• Support du responsable de pôle et des chargés d'affaires